Synonymes : Assistant/e de direction, Office-manager, Secrétaire de direction
Métiers Associés : Secrétaire administratif/ve, Secrétaire de mairie, Secrétaire juridique, Secrétaire médical/e
Secteurs professionnels : Banque - assurances, Commerce et distribution, Fonction publique
Centres d'intérêt : J'ai le sens du contact, J'aime communiquer, J'aime les langues
Le secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par lui : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier... Sans répit, il passe du classement de dossiers à la saisie de texte ou du budget.
L'informatisation des services a déchargé le secrétaire de nombreuses tâches basiques de bureautique. Il est par conséquent plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisateur, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.
Le quotidien du secrétaire varie considérablement selon qu'il exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistant) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit alors de seconder un dirigeant ou un chef de service, en le déchargeant de tous les aspects administratifs.
Organisé, méthodique, discret, courtois, autonome... le secrétaire cumule qualités et compétences. Il est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et l'accueil qu'il assure contribuent à la bonne image du service qui l'emploie.
À l'écrit comme à l'oral, le secrétaire doit savoir s'exprimer avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue française ; dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est vraiment indispensable. Posséder une 3e langue peut même faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de l'écriture rapide est évidemment nécessaire.
Malgré ses multiples occupations, le secrétaire sait toujours se rendre disponible... C'est encore plus important s'il est assistant de direction. Il doit savoir hiérarchiser les priorités et parer aux urgences : cela exige de sa part une grande capacité d'adaptation.
D'une entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, une PME commerciale, un lycée ou une direction ministérielle... les secrétaires sont présents dans une multitude d'environnements professionnels.
Certains secrétaires sont spécialisés dans le télétravail, et ne se trouvent pas physiquement dans l'entreprise pour laquelle ils répondent au téléphone. Ils sont alors rémunérés soit par une entreprise de télésecrétariat, soit par plusieurs entreprises, qui font appel à leurs services à distance.
Même si sa fonction a évolué, le secrétaire ne quitte pas beaucoup le champ restreint de son service ou de sa société. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Et, comme le secrétaire de direction est la seconde mémoire du dirigeant, il se doit souvent d'épouser le rythme de travail de ce dernier : un dossier urgent n'attend pas.
3 ans pour préparer le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou le bac STMG.
Un bac + 2 (BTS, DEUST) ou un bac + 3 (BUT, licence pro) dans les secteurs de la gestion, l'administration, la communication et le juridique.
On dénombre environ 650 000 secrétaires répartis dans tous les secteurs d'activité. La profession compte près de 97 % de femmes, qui exercent principalement en Ile-de-France, dans le sud de la France et en Alsace. Par ailleurs, environ 75 000 secrétaires de direction se concentrent dans les sièges d'entreprises, surtout en Ile-de-France. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs à la retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.
Le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un niveau bac + 2 : BTS (brevet de technicien supérieur), ou diplôme équivalent et 6 % ont un niveau bac + 3. Cette hausse s'accompagne d'une évolution de la fonction. En effet, il est de plus en plus fréquent qu'un secrétaire assiste au moins 2 directeurs, voire plus.
Les emplois de secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. Après 3 ans de vie active, 11 % des titulaires d'un BTS secrétariat sont encore intérimaires.
Ce métier peut être exercé dans tous les secteurs d’activité : agriculture ; BTP ; commerce et services ; énergie ; industrie.
De 2000 à 2600 euros brut en début de carrière, en fonction du niveau de formation, de spécialisation et de responsabilités et selon la taille de l'entreprise.
